Закрытие отчетных периодов в 1С ERP: Полное руководство для финансовых профессионалов

Введение: почему закрытие периода критично для бизнеса

Закрытие отчетного периода в 1С ERP представляет собой один из ключевых финансовых процессов, который должен выполняться с максимальной ответственностью и точностью. Это не просто рутинная бухгалтерская операция — это фундамент, на котором строится вся последующая финансовая аналитика, налоговое планирование и стратегическое управление компанией.

Для финансиста, работающего с современными системами управления предприятием, понимание механизма закрытия периодов в 1С ERP — это не просто профессиональный навык, а необходимость. От качества выполнения этого процесса зависит надежность всей системы управленческого учета, возможность своевременного принятия решений и соответствие требованиям законодательства.

В течение отчетного периода — будь то месяц, квартал или год — в систему поступает огромное количество первичной информации. Тысячи документов отражают хозяйственную деятельность предприятия: продажи, поступления товаров, начисления заработной платы, амортизационные отчисления, налоговые операции. Закрытие периода призвано привести эту информацию к единому знаменателю, обработать все данные через установленные регламентные операции и подготовить достоверную информацию для формирования отчетности.

Глава 1: Теоретические основы закрытия периода в 1С ERP

1.1. Что такое закрытие периода и почему это необходимо

Закрытие отчетного периода — это комплекс последовательных регламентных операций, выполняемых в конце каждого месяца (квартала, года), целью которых является формирование достоверной информации о финансовых результатах деятельности предприятия. Это не просто фиксация остатков на счетах, а полный пересчет всех показателей согласно установленной учетной политике.

Математически закрытие периода можно представить как цепочку трансформаций:

Исходные данные операций → Регламентные расчеты → Корректировка показателей → Финансовый результат → Готовая отчетность

На каждом из этих этапов происходят критически важные операции. Первичные документы, введенные в течение периода, должны быть проверены на полноту и корректность. Затем запускается каскад регламентных операций, каждая из которых выполняет определенную функцию в трансформации данных.

Законодательство Российской Федерации требует, чтобы каждая организация подводила итоги деятельности по завершении каждого месяца. Согласно Положениям по бухгалтерскому учету (ПБУ), финансовый результат должен быть определен путем сопоставления доходов и расходов за конкретный период. 1С ERP как современное решение для управления предприятием полностью автоматизирует этот процесс, но требует правильной настройки и понимания принципов работы.

1.2. Структура закрытия периода и основные компоненты

Процесс закрытия периода в 1С ERP состоит из нескольких ключевых компонентов:

Взаиморасчеты и переоценка валютных средств — это первый блок операций, который активизируется при закрытии. На этом этапе система актуализирует движения по документам в соответствии с данными взаиморасчетов, переоценивает денежные средства и финансовые инструменты в иностранной валюте. Если организация ведет внешнеэкономическую деятельность, курсовые разницы могут существенно повлиять на финансовый результат.

Формирование затрат — второй ключевой блок, в рамках которого формируются резервы по сомнительным долгам, оформляется выработка сотрудников, отражается заработная плата в финансовом учете, начисляются оценочные обязательства по отпускам, аннулируются подарочные сертификаты. На этом этапе также начисляется амортизация основных средств и нематериальных активов.

Расчет налогов — третий компонент, включающий расчет налога на имущество, транспортного налога, земельного налога и торгового сбора, если это применимо к деятельности конкретной организации.

Распределение производственных затрат — операции, в рамках которых косвенные затраты распределяются на себестоимость продукции согласно установленным в учетной политике методам и базам распределения.

Расчет себестоимости — один из самых важных компонентов, в рамках которого распределяются затраты, рассчитывается себестоимость товаров и услуг, распределяется НДС, формируется стоимость основных средств и нематериальных активов.

Формирование финансового результата — операции, при которых оформляются документы распределения расходов, распределяются доходы и расходы по направлениям деятельности, формируется финансовый результат.

Регламентированный учет — завершающий блок, включающий формирование сводных справок НДС, создание записей книг покупок и продаж, отражение документов в регламентированном учете, расчет курсовых разниц и специальные операции для налоговых режимов (УСН, ЕНВД).

Все эти компоненты взаимосвязаны и должны выполняться в строго определенном порядке, иначе могут возникнуть ошибки и несоответствия в отчетности.

1.3. Регистр сведений «Задания к закрытию месяца»

Одним из наиболее важных инструментов системы является регистр сведений «Задания к закрытию месяца». Этот регистр отслеживает, какие регламентные операции уже были выполнены, а какие еще требуют внимания. Система сравнивает состояние различных регистров и справочников, анализирует данные первичных документов и определяет, какие операции необходимо выполнить.

Регистр работает по принципу «маячка» — если какой-то документ был перепроведен в закрытом периоде (например, покупатель внес исправление в старой дате), система автоматически отметит в этом регистре, что соответствующая регламентная операция требует повторного выполнения. Без очистки этого регистра система будет требовать переделать операции закрытия с самого начала, начиная со старых периодов. Это может привести к необходимости перепровести закрытие за несколько месяцев, что крайне нежелательно для уже сданной отчетности.

Глава 2: Подготовка к закрытию периода — практические шаги

2.1. Проверка полноты и корректности первичной документации

Перед запуском регламентных операций закрытия необходимо убедиться, что все первичные документы за отчетный период введены в систему корректно. Это не формальный шаг — ошибки на этапе первичного учета неизбежно приведут к ошибкам в закрытии периода.

Первый шаг — проверка наличия всех поступлений. Следует убедиться, что все счета-фактуры от поставщиков отражены в системе, включая счета-фактуры, полученные после 1-го числа текущего месяца, если они относятся к прошлому периоду. Система 1С ERP предусматривает механизм дополнительной фактуры для таких ситуаций.

Второй шаг — проверка реализации. Необходимо убедиться, что все отгрузки товаров и оказание услуг отражены в системе, все счета-фактуры выставлены покупателям. Особое внимание следует уделить отгрузкам, произведенным в конце месяца, но оформленным позже. В 1С ERP для таких ситуаций предусмотрены механизмы постфактум-фактур и дополнительных реализаций.

Третий шаг — проверка расчетов с персоналом. Заработная плата, авансы, удержания — все это должно быть отражено и согласовано. Система должна содержать полный список ко всем начислениям на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Четвертый шаг — проверка первичных документов на предмет дублей, отрицательных остатков, некорректной аналитики. Система 1С ERP имеет встроенные проверки, но они не всегда срабатывают автоматически, если не настроены контроли состояния учета.

2.2. Включение контроля остатков и настройка проверок

Одной из наиболее частых причин проблем при закрытии периода являются отрицательные остатки товаров. Это может произойти, если товар был отпущен со склада до его физического поступления, или если в системе допущены ошибки при вводе данных.

В 1С ERP необходимо включить контроль остатков на уровне организации. Это делается в разделе НСИ и администрирование через пункт Учет товаров. При включении контроля остатков система будет препятствовать проведению документов, которые приводят к образованию отрицательных остатков.

Кроме того, следует активировать встроенные проверки состояния учета:

• Проверка на наличие документов по передаче товаров между организациями (при использовании схемы Интеркампани)
• Проверка на наличие отрицательных остатков партий в регистре себестоимости
• Проверка на расхождения по составу документов
• Проверка на нераспределенные остатки расходов

2.3. Перепроведение документов перед закрытием

Критически важный шаг перед запуском основных регламентных операций — перепроведение документов за период. Это особенно актуально, если в течение месяца документы вводились задним числом или были изменены даты проведения.

Перепроведение документов восстанавливает хронологическую последовательность, что особенно важно при расчете себестоимости методом ФИФО. Если документы не в правильной хронологической последовательности, расчет себестоимости может быть некорректным.

В 1С ERP эта операция выполняется через обработку перепроведения документов, которая доступна в рабочем месте закрытия месяца. При нажатии на соответствующую ссылку система проанализирует все документы за выбранный период и автоматически отсортирует их в хронологическом порядке.

Глава 3: Методы расчета себестоимости в 1С ERP

3.1. Метод ФИФО (взвешенная оценка)

Метод ФИФО (First In, First Out — первый пришел, первый ушел) основан на предположении, что товары, поступившие в первую очередь, и выбывают из наличия в первую очередь. Это один из наиболее точных методов, особенно для промышленных и оптовых предприятий.

При использовании взвешенной оценки ФИФО система выполняет следующие расчеты:

Сначала определяется остаток материалов на конец периода по стоимости последних по времени поступления партий. Если остаток составляет, например, 25 единиц, а последние партии в обратном хронологическом порядке — 10 шт., 10 шт., 10 шт., то остаток определяется из последних трех партий.

Затем рассчитывается себестоимость всех выбывших товаров по формуле:

Себестоимость списанного = (Остаток начисло + Приход за период — Остаток конец) / (Количество остатка начисло + Количество прихода — Количество остатка конец)

Преимущество этого метода в том, что он максимально близко отражает фактическое движение товарных потоков в компании, когда более старые партии действительно используются в первую очередь. Недостаток — сложность расчетов и требование ведения подробного учета партий.

3.2. Метод средней себестоимости за месяц

Этот метод является более простым и широко распространенным. Себестоимость рассчитывается как средневзвешенная стоимость всех единиц, имеющихся в наличии, включая остаток на начало месяца и все поступления за месяц.

Формула расчета:

Средняя себестоимость = (Стоимость остатка начислично + Стоимость поступлений за месяц) / (Количество остатка начисло + Количество поступлений за месяц)

Этот метод дает сглаженный результат и менее чувствителен к колебаниям цен. Для расчета полного периода все списания в течение месяца производятся по одной средней стоимости, которая пересчитывается в конце месяца.

Преимущество — простота и понятность. Недостаток — может не отражать реальное движение товаров, если в течение месяца были значительные колебания цен.

3.3. Метод ФИФО (скользящая оценка)

Это более продвинутый вариант ФИФО, при котором система постоянно пересчитывает себестоимость каждого товара по мере его выбытия. Сначала определяется остаток на конец периода по стоимости последних партий, затем рассчитывается стоимость выбывших товаров.

Этот метод был доступен в более ранних версиях 1С (УТ 9.2, УТ 10.3), но был исключен из 1С 11.0. Однако в последних версиях 1С ERP 2.5 этот метод снова доступен.

Особенность скользящей оценки в том, что система постоянно обновляет расчеты, а не делает единовременный расчет в конце месяца. Это может привести к различиям между предварительным расчетом и окончательным расчетом себестоимости.

3.4. Выбор метода и влияние на финансовый результат

Выбор метода расчета себестоимости оказывает существенное влияние на финансовый результат компании. Рассмотрим практический пример:

Пусть компания ведет оптовую торговлю строительными материалами. В начале месяца в наличии было 1000 единиц по цене 100 рублей за единицу (стоимость остатка — 100 000 рублей). За месяц закуплено 2000 единиц по цене 120 рублей за единицу (стоимость закупки — 240 000 рублей). Реализовано 2500 единиц по цене 150 рублей за единицу (выручка — 375 000 рублей). Остаток на конец месяца — 500 единиц.

При методе средней себестоимости:

• Средняя себестоимость = (100 000 + 240 000) / (1000 + 2000) = 113,33 рублей за единицу
• Себестоимость реализованного = 2500 × 113,33 = 283 325 рублей
• Остаток = 500 × 113,33 = 56 665 рублей
• Валовая прибыль = 375 000 — 283 325 = 91 675 рублей

При методе ФИФО (взвешенная оценка):

• Остаток в конце месяца состоит из последних 500 единиц по цене 120 рублей = 60 000 рублей
• Себестоимость реализованного = 100 000 + (1500 × 120) = 280 000 рублей
• Валовая прибыль = 375 000 — 280 000 = 95 000 рублей

Разница в финансовом результате составила 3325 рублей, или на 3,6% больше прибыли при методе ФИФО. В условиях инфляции и растущих цен метод ФИФО всегда даст более высокий финансовый результат, чем метод средней себестоимости.

Для налоговых целей это критически важно, так как более высокий финансовый результат означает более высокий налог на прибыль. Поэтому выбор метода должен быть обоснован и отражен в учетной политике.

Глава 4: Регламентные операции закрытия месяца

4.1. Взаиморасчеты и переоценка валютных средств

Первый блок регламентных операций, который запускается при закрытии, связан с обработкой взаиморасчетов и переоценкой валютных средств. Эта операция особенно важна для компаний, ведущих внешнеэкономическую деятельность.

Система анализирует все расчеты с контрагентами (поставщиками, покупателями, прочими дебиторами и кредиторами) и формирует курсовые разницы на основе разницы между курсом на дату операции и курсом на конец периода.

Переоценка валютных средств выполняется в соответствии с ПБУ 3/2006 «Учет имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» и основана на официальном курсе Центрального банка на дату закрытия периода.

Формула расчета курсовой разницы:

Курсовая разница = (Курс на конец периода — Курс на дату документа) × Сумма в иностранной валюте

Положительная курсовая разница означает, что рублевая оценка средств возросла, отрицательная курсовая разница — что оценка снизилась.

4.2. Начисление амортизации основных средств и НМА

Амортизация — это систематическое уменьшение стоимости основных средств и нематериальных активов на счетах бухгалтерского учета. Начисление амортизации — одна из ключевых регламентных операций, которая должна выполняться ежемесячно.

В 1С ERP амортизация рассчитывается на основе установленных в карточках основных средств способов начисления амортизации:

• Линейный способ: амортизация рассчитывается как одна и та же сумма каждый месяц на протяжении всего срока полезного использования. Формула: Месячная амортизация = (Первоначальная стоимость — Ликвидационная стоимость) / Срок полезного использования в месяцах
• Способ уменьшаемого остатка: амортизация рассчитывается как процент от остаточной стоимости, что приводит к более высоким амортизационным отчислениям в начале периода и снижению со временем
• Способ списания по сумме чисел лет: амортизация рассчитывается с использованием суммы чисел полезного использования, что также приводит к ускоренному списанию стоимости
• Способ списания пропорционально объему выпущенной продукции: этот способ применяется, когда амортизация зависит не от времени, а от фактического использования

Правильный расчет амортизации критически важен, так как ошибки здесь приводят к искажению себестоимости продукции и финансового результата.

4.3. Распределение расходов по направлениям деятельности

Если компания ведет несколько видов деятельности, расходы должны быть распределены между ними пропорционально по установленным базам распределения. Это необходимо для корректного определения прибыльности каждого направления деятельности.

В 1С ERP распределение производится на основе установленных в учетной политике баз:

• Пропорционально выручке
• Пропорционально производственным затратам
• Пропорционально численности персонала
• Пропорционально площади помещений
• Пропорционально времени использования ресурсов

Система обычно автоматически создает документы распределения расходов на основе установленных правил. Эти документы затем проводятся как регламентные записи в бухгалтерском учете.

4.4. Резервы по сомнительным долгам

Согласно ПБУ 11/2008 «Информация по прекращаемой деятельности», если существует вероятность невозврата задолженности дебиторов, должен быть создан резерв на сомнительный долг. Это позволяет более достоверно отразить финансовое положение компании.

В 1С ERP резервы рассчитываются автоматически на основе установленных в учетной политике критериев:

• По дням просрочки: задолженность, просроченная на определенное число дней (например, свыше 90 дней), полностью или частично признается сомнительной
• По видам контрагентов: для отдельных видов контрагентов может быть установлен повышенный процент резерва
• По видам продукции: для отдельных видов продукции может быть установлен свой процент резерва

Сумма резерва отражается как дополнительные расходы периода и уменьшает финансовый результат.

4.5. Расчеты налогов (имущество, земля, транспорт)

В зависимости от того, какое имущество находится у компании, необходимо начислить соответствующие налоги:

• Налог на имущество: рассчитывается как 2,2% от остаточной стоимости основных средств (для юридических лиц) по состоянию на 1-е число квартала, за исключением объектов, освобожденных от налогообложения.
• Земельный налог: зависит от кадастровой стоимости земельного участка и установленной ставки в регионе.
• Транспортный налог: рассчитывается на основе технических характеристик транспортных средств, включенных в состав основных средств.
• Торговый сбор: применяется только в отношении организаций, осуществляющих деятельность по розничной торговле в установленных административно-территориальных единицах (Москва, Санкт-Петербург и некоторые другие города).

Система 1С ERP автоматически рассчитывает эти налоги на основе установленных ставок и параметров в карточках объектов основных средств.

Глава 5: Расчет себестоимости товаров и услуг

5.1. Предварительный расчет себестоимости

Система 1С ERP предусматривает возможность выполнения предварительного расчета себестоимости в течение периода. Это позволяет в любой момент получить актуальную информацию о себестоимости реализованных товаров и валовой прибыли.

Предварительный расчет производится на основе текущих данных о движении товаров без учета некоторых корректировок, которые обычно делаются при окончательном закрытии. Система использует установленный в учетной политике метод расчета (ФИФО или средняя) и создает документ «Расчет себестоимости» с предварительными данными.

Преимущество предварительного расчета в том, что позволяет оперативно контролировать маржинальность продаж, анализировать прибыльность по отдельным клиентам или видам продукции, принимать управленческие решения на основе актуальной информации.

Если предварительный расчет включен в автоматические расписания, система может выполнять его ежедневно в установленное время (например, каждое утро в 8:00), обновляя данные о себестоимости.

5.2. Окончательный расчет себестоимости

Окончательный расчет себестоимости выполняется только один раз в конце месяца и представляет собой финальный результат. После окончательного расчета все данные фиксируются и становятся основой для формирования окончательной отчетности.

При выполнении окончательного расчета система:

• Выполняет перепроведение всех документов для восстановления хронологической последовательности
• Распределяет все дополнительные расходы на себестоимость товаров в соответствии с установленными правилами
• Рассчитывает себестоимость по выбранному методу (ФИФО или средняя)
• Формирует документы корректировки, если есть различия между предварительным и окончательным расчетом
• Фиксирует рассчитанные данные в специальном регистре

В окончательном расчете система может выделить отклонение себестоимости окончательного расчета от результатов предварительного расчета. Это позволяет проанализировать, какие именно операции привели к изменению расчетов.

5.3. Отчеты о себестоимости товаров и валовой прибыли

После завершения расчета себестоимости система предоставляет ряд отчетов, которые помогают проанализировать результаты:

Отчет «Себестоимость товаров» содержит детальную информацию о себестоимости каждого вида товара, включая:

• Количество товара на начало периода и конец периода
• Стоимость товара на начало и конец периода
• Количество и стоимость приходов за период
• Количество и стоимость расходов за период
• Себестоимость единицы товара
• Метод расчета (ФИФО или средняя)

Отчет «Валовая прибыль» показывает финансовые результаты по отдельным видам товаров или покупателям:

• Выручка от продажи (с НДС)
• Себестоимость продаж
• Валовая прибыль (абсолютная и в процентах)
• Средний процент наценки

Отчет «Ведомость по партиям товаров» детализирует движение отдельных партий товара:

• Дата и стоимость партии при поступлении
• Дата расходования партии
• Остаток партии
• Процент использования партии

Отчет «Доходы и расходы» показывает финансовые результаты по направлениям деятельности:

• Доходы от основной деятельности
• Доходы от прочих операций
• Расходы, связанные с основной деятельностью
• Прочие расходы
• Финансовый результат по каждому направлению

5.4. Анализ отклонений и корректировки

При сравнении предварительного и окончательного расчета могут выявиться отклонения. Это происходит, если:

• В течение периода был изменен курс валюты, влияющий на переоценку имущества
• Были выполнены дополнительные регламентные операции (начисление амортизации, резервов и т.д.)
• Изменилась структура движения товаров из-за перепроведения документов
• Были скорректированы параметры распределения косвенных расходов

Каждое отклонение должно быть проанализировано. Система 1С ERP предоставляет инструменты для детального анализа, позволяя открыть каждое отклонение и увидеть его причину.

Небольшие отклонения (на уровне округления) считаются нормальными. Однако отклонения более чем на 1% требуют тщательного анализа и поиска причин.

Глава 6: Формирование финансового результата

6.1. Счета 90 и 91 как основа финансового результата

Финансовый результат в бухгалтерском учете складывается из двух составляющих:

• Финансовый результат от основной деятельности (счет 90 «Продажи»)
• Финансовый результат от прочих операций (счет 91 «Прочие доходы и расходы»)

Счет 90 «Продажи» имеет следующую структуру субсчетов:

• 90/1 «Выручка»: учитывает выручку от реализации товаров и услуг с НДС и акцизами
• 90/2 «Себестоимость продаж»: отражает полную себестоимость реализованных товаров, включая производственные и коммерческие расходы
• 90/3 «НДС»: содержит НДС от реализации
• 90/4 «Акцизы»: содержит акцизы на реализованные товары (при их наличии)
• 90/9 «Прибыль (убыток) от продаж»: показывает финансовый результат от основной деятельности

Счет 91 «Прочие доходы и расходы» включает:

• 91/1 «Прочие доходы»: безвозмездно полученное имущество, выручка от сдачи имущества в аренду, штрафы и пени полученные и т.д.
• 91/2 «Прочие расходы»: убыток от выбытия основных средств, убыток от сдачи в аренду, штрафы и пени уплаченные и т.д.
• 91/9 «Прибыль (убыток) от прочих операций»: финансовый результат от прочих операций

Закрытие этих счетов происходит путем перевода финансовых результатов со счетов 90/9 и 91/9 на счет 99 «Прибыли и убытки».

6.2. Проводки при закрытии счетов 90 и 91

Закрытие счета 90 производится через следующие проводки (примеры в условных единицах):

1. Закрытие выручки:
   Дт 90/1 Кт 90/9 — на сумму выручки от продаж
2. Закрытие себестоимости:
   Дт 90/9 Кт 90/2 — на сумму себестоимости
3. Закрытие НДС:
   Дт 90/9 Кт 90/3 — на сумму НДС от продаж
4. Перенос результата на счет 99:
   Дт 90/9 Кт 99 (если прибыль) или
   Дт 99 Кт 90/9 (если убыток)

Аналогично производится закрытие счета 91:

1. Закрытие прочих доходов:
   Дт 91/1 Кт 91/9 — на сумму прочих доходов
2. Закрытие прочих расходов:
   Дт 91/9 Кт 91/2 — на сумму прочих расходов
3. Перенос результата на счет 99:
   Дт 91/9 Кт 99 (если прибыль) или
   Дт 99 Кт 91/9 (если убыток)

После выполнения этих проводок на счетах 90 и 91 не должно быть остатков на конец месяца (кроме субсчетов, имеющих переходящие остатки по специальным операциям).

6.3. Счет 99 и формирование окончательного финансового результата

Счет 99 «Прибыли и убытки» является накопительным счетом, на котором в течение года собираются все финансовые результаты по месяцам. На счет 99 поступают:

• Финансовые результаты от основной деятельности (со счета 90/9)
• Финансовые результаты от прочих операций (со счета 91/9)
• Суммы обязательного налога на прибыль (для организаций на УСН)
• Курсовые разницы при переоценке иностранной валюты
• Прочие нерегулярные операции

Сумма всех этих элементов показывает полный финансовый результат периода (прибыль или убыток).

В конце отчетного года (31 декабря) финансовый результат года переносится со счета 99 на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» через следующие проводки:

Если убыток:
Дт 84 Кт 99 — на сумму убытка

Если прибыль:
Дт 99 Кт 84 — на сумму прибыли

Глава 7: Механизм Интеркампани и многоорганизационные структуры

7.1. Что такое Интеркампани и зачем он нужен

Интеркампани — это специальный механизм в 1С ERP, который позволяет автоматизировать операции между несколькими организациями, входящими в единую информационную базу. Это особенно полезно для холдинговых структур, где закупки могут производиться одной организацией, а продажи — другой.

Типичный сценарий использования Интеркампани:

• Организация А закупает товары от поставщиков
• Организация Б продает эти товары конечным покупателям
• При этом товары физически хранятся на общем складе
• В конце месяца система автоматически отражает передачу товаров от А к Б по установленной схеме

Без механизма Интеркампани пришлось бы вручную создавать документы передачи товаров между организациями, что повышает риск ошибок и требует дополнительного времени.

7.2. Настройка схемы Интеркампани

Для работы механизма Интеркампани необходимо выполнить несколько предварительных настроек:

1. Включить контроль остатков по организациям — это делается в разделе НСИ и администрирование через пункт Учет товаров. При включении контроля система начнет отслеживать остатки товаров отдельно по каждой организации.
2. Настроить передачу товаров между организациями — это делается через раздел Финансовый результат и контроллинг → Настройки передачи товаров между организациями. Здесь указывается, от какой организации и к какой организации может передаваться товар, и по какому типу договора (купля-продажа, безвозмездная передача и т.д.).
3. Установить параметры договора передачи — для каждой пары организаций указывается договор, по которому будет оформляться передача товаров. Цена может быть установлена как фиксированная, так и рассчитываемая в зависимости от параметров (например, себестоимость + наценка).

После выполнения этих настроек система начинает отслеживать остатки товаров по организациям. Если остаток по продающей организации становится отрицательным (что означает, что товар в процессе доставки между организациями), система предложит создать документ передачи товаров в рабочем месте закрытия месяца.

7.3. Автоматическое создание документов передачи

При закрытии месяца система автоматически анализирует остатки товаров по каждой организации. Если обнаружены товары, которые должны быть переданы от одной организации к другой согласно настроенной схеме Интеркампани, система создает соответствующие документы передачи.

Эти документы могут быть созданы автоматически через кнопку «Создать документы» в рабочем месте закрытия месяца. При нажатии на эту кнопку система:

• Анализирует все остатки по организациям
• Идентифицирует товары, которые требуют передачи
• Создает документы передачи в количестве, соответствующем отрицательным остаткам
• Проставляет цену в соответствии с установленными параметрами договора

После создания документы требуют проведения. Эта операция обычно выполняется автоматически при закрытии месяца, но может быть выполнена вручную в процессе обработки.

7.4. Анализ и контроль схемы Интеркампани

После завершения закрытия месяца следует проверить, что все документы передачи созданы и проведены корректно. Система предоставляет несколько инструментов для анализа:

Отчет «Остатки товаров по организациям» показывает остаток товаров по каждой организации отдельно. При правильной настройке Интеркампани остатки должны быть неотрицательными по продающим организациям.

Регистр «Остатки товаров» в разрезе по организациям позволяет отследить движение каждого товара между организациями в течение периода.

Анализ документов передачи проводится путем открытия каждого документа и проверки соответствия параметров установленной схеме (организация-владелец, организация-получатель, цена передачи, договор).

При обнаружении ошибок (например, передача не по той цене или к неправильной организации) документ должен быть перепровден с исправлениями.

Глава 8: Типовые ошибки при закрытии периода и их устранение

8.1. Отрицательные остатки товаров

Одна из наиболее частых ошибок при закрытии периода — наличие отрицательных остатков товаров. Это происходит в следующих ситуациях:

Ошибка вывода товара в производство — товар отпущен в производство, но документ производства создан не был или создан позже. Решение: убедиться, что все документы производства созданы до закрытия месяца.

Ошибка в документе реализации — товар указан в документе реализации, но его фактически нет на складе. Решение: открыть документ реализации, проверить правильность указания остатков товара и при необходимости скорректировать количество.

Наличие дублей номенклатуры — один и тот же товар может быть введен несколько раз с разными названиями или кодами. В результате приход отражен по одному дублю, а расход по другому. Решение: использовать типовую обработку «Поиск и удаление дублей» для выявления и устранения дублей в справочнике Номенклатура.

Неправильная аналитика или ключ номенклатуры — товар может быть приходован с одной аналитикой (например, с одним номером грузовой таможенной декларации), а расходован с другой. Решение: проверить, что для каждого товара указана правильная аналитика на протяжении всей цепочки документов.

Для выявления отрицательных остатков система 1С ERP предоставляет встроенную проверку. При закрытии месяца в рабочем месте закрытия появляется сообщение об ошибке, указывающее, по каким товарам обнаружены отрицательные остатки.

8.2. Нераспределенные остатки расходов

Часто при закрытии месяца возникает ошибка: «Обнаружены нераспределенные остатки расходов по компании». Это означает, что были начислены расходы (например, коммунальные услуги, заработная плата), которые не распределены на себестоимость продукции.

Причины:

• Статья затрат не указана в документах начисления расходов
• Не настроены правила распределения для данной статьи затрат
• Организация или подразделение, в котором возникли расходы, не указано в справочнике

Решение:

1. Открыть отчет о нераспределенных остатках расходов, чтобы увидеть, какие именно расходы не распределены
2. Открыть соответствующие документы начисления расходов и проверить, что статья затрат указана корректно
3. Убедиться, что для данной статьи затрат настроены правила распределения
4. Проверить, что все организации и подразделения имеют правильную классификацию (центры возникновения затрат)

8.3. Документы, зависающие при обработке передачи товаров

При использовании схемы Интеркампани нередко возникает ситуация, когда система зависает при создании документа передачи товаров между организациями. Система предлагает создать новый документ, хотя документ уже был создан ранее.

Причины:

• В документе передачи указана неправильная аналитика или ключ номенклатуры, отличающиеся от того, что используется в документах реализации
• Документ передачи имеет дату, которая находится в неправильной хронологической последовательности относительно других документов

Решение:

1. Открыть документ передачи товаров в разделе Финансовый результат и контроллинг → Регламентные документы
2. Проверить, что аналитика товара совпадает с аналитикой в документе реализации (особенно номер грузовой таможенной декларации)
3. Убедиться, что дата документа установлена корректно и находится в правильной хронологической последовательности
4. Если необходимо, перепровести документ или создать новый вариант с правильными параметрами

8.4. Ошибки при расчете себестоимости

При расчете себестоимости возможны следующие ошибки:

Обнаружены отрицательные остатки партий в регистре себестоимости — это означает, что система не может рассчитать себестоимость корректно, так как выбыло товара больше, чем имелось в наличии.

Решение:

1. Создать универсальный отчет по регистрам Себестоимость товаров и Товары организаций
2. Сравнить количество товара в обоих регистрах — должны совпадать
3. Если есть расхождения, это означает, что один или несколько документов либо не проведены, либо проведены некорректно
4. Распровести проблемный документ, исправить ошибку и перепровести его
5. Повторить расчет себестоимости

Расхождение между предварительным и окончательным расчетом на величину более 1% — это может указывать на ошибку в расчетах.

Решение:

1. Открыть документ Расчет себестоимости и посмотреть, какие именно параметры изменились между предварительным и окончательным расчетом
2. Проверить, что все параметры учетной политики (способ расчета, методы распределения) установлены корректно
3. Проверить, что все регламентные операции выполнены в правильной последовательности

8.5. Проблема отмены закрытия месяца после перепроведения документов

Одна из самых сложных ситуаций возникает, когда пользователь случайно перепровел документ в уже закрытом периоде. Это может произойти, если не установлена дата запрета изменения данных.

При перепроведении документа в закрытом периоде система автоматически отмечает в регистре сведений Задания к закрытию месяца, что необходимо повторить соответствующую регламентную операцию. Если этот регистр не очистить, система будет требовать перепровести закрытие со старых периодов.

Решение:

1. Перепровести документ, отражение его в регламентированном учете, убедиться, что проводки есть
2. Открыть регистр сведений Задания к закрытию месяца (через Все функции)
3. Найти запись, соответствующую дате перепровденного документа (ориентироваться на название операции и дату)
4. Удалить эту запись (нажать правую кнопку мыши и выбрать Удалить)
5. Проверить, что в рабочем месте закрытия месяца исчезло требование перепровести операции с начала периода

Глава 9: Установка даты запрета изменения данных

9.1. Зачем нужна дата запрета

Дата запрета изменения данных — это один из ключевых инструментов для защиты закрытого периода от случайных или намеренных изменений. После установки даты запрета ни один пользователь (кроме администратора в некоторых случаях) не сможет создавать новые документы или редактировать существующие документы с датой, входящей в закрытый период.

Это критически важно, когда:

• Отчетность уже сдана в налоговую
• Консолидированная отчетность уже подготовлена
• Аудит завершен и подписан
• Финансовые результаты уже опубликованы

9.2. Процедура установки даты запрета

Процедура установки даты запрета в 1С ERP выполняется следующим образом:

1. Перейти в раздел НСИ и администрирование → Администрирование → Настройка пользователей и прав
2. В разделе Администрирование найти пункт Дата запрета изменения данных и нажать на него
3. В открывшемся окне установить флаг Использовать дату запрета изменения
4. Выбрать способ указания даты:
   • Общая дата — одна дата запрета для всей программы
   • По разделам — разные даты запрета для разных разделов (например, одна дата для Продаж, другая для Поступлений)
   • По разделам и объектам — максимально гибкая настройка
5. Установить саму дату (например, последний день закрытого месяца: 28 февраля для февраля)
6. Выбрать режим действия:
   • Для всех пользователей — одна дата запрета для всех
   • По пользователям — разные даты для разных пользователей (например, главный бухгалтер может иметь доступ до конца квартала, остальные — только до конца месяца)

После установки даты запрета система при попытке создать или отредактировать документ с датой, входящей в закрытый период, выведет сообщение об ошибке: «Не удалось записать документ. Заблокирован доступ к данной операции…»

9.3. Специальные случаи и исключения

В некоторых случаях может потребоваться внести исправления в уже закрытый период. Для этого необходимо:

1. Временно отключить дату запрета (если у вас есть соответствующие права)
2. Внести необходимые исправления
3. Повторно установить дату запрета

Администратор системы имеет возможность обойти дату запрета, используя специальные права «Редактирование данных в закрытых периодах». Однако это должно быть исключением, а не правилом, и все такие исправления должны быть документированы.

Глава 10: Режимы закрытия месяца в 1С ERP

10.1. Полный расчет (окончательное закрытие)

Полный расчет представляет собой окончательное закрытие месяца со всеми регламентными операциями и фиксацией результатов. При выборе этого режима система:

• Выполняет все регламентные операции в строгой последовательности
• Рассчитывает окончательную себестоимость товаров
• Формирует окончательный финансовый результат
• Фиксирует все данные, делая их неизменяемыми для последующих периодов
• Блокирует возможность выполнения регламентных операций повторно (кроме специальных случаев)

Полный расчет выполняется один раз в месяц, обычно в конце последнего рабочего дня месяца.

10.2. Предварительное закрытие

Предварительное закрытие позволяет выполнить все регламентные операции на определенную дату (не обязательно последний день месяца), что дает возможность получить оперативный финансовый результат без полной фиксации данных.

Преимущества предварительного закрытия:

• Можно выполнять его несколько раз в течение месяца (например, еженедельно или по декадам)
• Позволяет получить актуальную информацию о финансовом результате, не ожидая конца месяца
• Данные не фиксируются, поэтому при поступлении новых документов результаты пересчитываются
• Помогает выявить ошибки на ранних этапах месяца, когда их еще можно исправить

При предварительном закрытии система выполняет все те же операции, что и при полном расчете, но без окончательной фиксации. Это позволяет пересчитать результаты, если появились новые документы или были исправлены ошибки.

10.3. Перерасчет

Режим перерасчета используется в том случае, если необходимо пересчитать результаты предыдущего закрытия. Это может потребоваться, если:

• Были обнаружены ошибки в исходных данных
• Были выполнены исправления в документах, уже учтенных при расчете
• Изменились параметры расчета (например, переоценка валют)

При перерасчете система отменяет результаты предыдущего расчета и выполняет все операции заново с учетом текущих данных.

10.4. Выбор режима закрытия в рабочем месте

В рабочем месте закрытия месяца находится выпадающий список, в котором можно выбрать один из режимов:

• Окончательное закрытие (при выборе требуется дополнительное подтверждение)
• Предварительное закрытие
• Перерасчет

При выборе окончательного закрытия система предупредит, что данные будут зафиксированы и попросит подтверждение.

Глава 11: Автоматизация закрытия месяца

11.1. Настройка автоматического выполнения

Процесс закрытия месяца может быть полностью автоматизирован через установку расписания. Это позволяет выполнять закрытие в установленное время без участия человека.

Настройка автоматического закрытия выполняется через раздел Администрирование → Автоматическое выполнение операций закрытия месяца:

1. Выбрать организацию, для которой будет выполняться автоматическое закрытие
2. Установить флаг Выполнять автоматически
3. Выбрать режим:
   • Полное закрытие текущего месяца
   • Закрытие предыдущего месяца (если текущий день больше установленного дня)
   • Только перепроведение документов без регламентных операций
4. Установить расписание:
   • День месяца, начиная с которого будет выполняться закрытие (например, 3-е число)
   • Время выполнения (например, 22:00)
   • Периодичность (ежедневно, раз в неделю, раз в месяц)

При выполнении автоматического закрытия система:

• Проверяет наличие отрицательных остатков товаров
• Выполняет перепроведение документов
• Запускает все регламентные операции в установленной последовательности
• При ошибке отправляет уведомление администратору

11.2. Мониторинг выполнения регламентных операций

Для мониторинга выполнения регламентных операций следует регулярно проверять:

1. История выполнения операций — открыть рабочее место закрытия месяца и посмотреть, какие операции были выполнены, какие ожидают выполнения
2. Журнал ошибок — если при автоматическом выполнении произошла ошибка, она будет записана в журнал. Следует периодически проверять журнал и анализировать ошибки
3. Регистр заданий к закрытию месяца — регулярно проверять, что регистр не содержит записей, требующих повторного выполнения операций
4. Отчеты о финансовом результате — после завершения закрытия проверить, что финансовый результат соответствует ожиданиям, не содержит аномалий

Глава 12: Чек-лист для выполнения закрытия отчетного периода

Подготовительный этап (за 2-3 дня до закрытия)

• ☐ Убедиться, что все поступления товаров за месяц отражены в системе
• ☐ Убедиться, что все отгрузки товаров за месяц отражены в системе
• ☐ Проверить, что все счета-фактуры получены и введены (включая счета, полученные после 1-го числа текущего месяца)
• ☐ Проверить, что все счета-фактуры выставлены покупателям
• ☐ Убедиться, что вся заработная плата начислена и удержана
• ☐ Проверить, что все авансы от покупателей и авансы поставщикам отражены
• ☐ Убедиться, что нет дублей в справочнике Номенклатура и справочнике Контрагенты
• ☐ Проверить, что для всех основных средств и НМА указаны способы амортизации
• ☐ Убедиться, что все параметры учетной политики установлены корректно

День закрытия (утро)

• ☐ Открыть рабочее место закрытия месяца
• ☐ Выбрать организацию и месяц для закрытия
• ☐ Проверить, что все необходимые документы переведены в процессе перепроведения
• ☐ Запустить проверку состояния учета на наличие отрицательных остатков
• ☐ Открыть список регламентных операций и убедиться, что все операции видны (не скрыты)

День закрытия (основной этап)

• ☐ Убедиться, что в регистре Задания к закрытию месяца нет записей от предыдущих месяцев
• ☐ Выполнить перепроведение документов (при необходимости)
• ☐ Выполнить операции взаиморасчетов и переоценки валютных средств
• ☐ Выполнить операции по формированию затрат (амортизация, резервы и т.д.)
• ☐ Убедиться, что созданы все необходимые документы передачи товаров между организациями (для интеркампани)
• ☐ Проверить расчет себестоимости (как предварительный, так и окончательный)
• ☐ Убедиться, что нет нераспределенных остатков расходов
• ☐ Выполнить распределение расходов по направлениям деятельности (при необходимости)
• ☐ Проверить формирование резервов по сомнительным долгам
• ☐ Запустить полный расчет (окончательное закрытие)

День закрытия (завершение)

• ☐ Открыть отчет о финансовых результатах и проверить, что результаты соответствуют ожиданиям
• ☐ Открыть отчет Валовая прибыль и убедиться в корректности маржей по основным видам товаров
• ☐ Открыть отчет Себестоимость товаров и проверить соответствие себестоимости ожиданиям
• ☐ Проверить, что на счетах 90 и 91 нет остатков (кроме специальных операций)
• ☐ Убедиться, что в регистре Задания к закрытию месяца нет неовязанных записей
• ☐ Сформировать финальные отчеты для отправки в налоговую (если требуется)
• ☐ Установить дату запрета изменения данных на дату последнего дня месяца

После закрытия

• ☐ Создать резервную копию информационной базы
• ☐ Убедиться, что ни один пользователь не может создавать документы в закрытом периоде (проверить действие даты запрета)
• ☐ Сохранить копии всех отчетов, использованных для закрытия
• ☐ Передать финансовый результат в управленческое звено компании
• ☐ Документировать все проблемы, возникшие при закрытии, и способы их решения (для использования в будущем)

Заключение: ключевые выводы для финансовых профессионалов

Закрытие отчетных периодов в 1С ERP — это не просто техническая операция, а комплексный процесс, требующий глубокого понимания принципов бухгалтерского учета, налогового законодательства и функциональности системы.

Успешное закрытие периода зависит от:

• Качества подготовки — полноты и корректности первичных документов, введенных в течение периода
• Правильной настройки — соответствия параметров системы установленной в компании учетной политике
• Соблюдения последовательности — выполнения регламентных операций в правильном порядке, определяемом логикой системы
• Контроля результатов — анализа полученных данных и сравнения их с ожиданиями
• Защиты данных — установки даты запрета изменения для предотвращения несанкционированных изменений

Финансист, овладевший этим процессом, сможет не только обеспечить надежность учета в компании, но и получать актуальную информацию для принятия стратегических решений, проводить анализ прибыльности по отдельным видам деятельности и контрагентам, планировать налоговые оптимизации на основе достоверных данных.

1С ERP предоставляет мощный инструментарий для автоматизации закрытия периодов, но этот инструмент требует компетентного использования. Правильное применение механизмов системы — залог надежности финансовой информации, которая служит основой для управления любой компании.

---