Дата подписания электронного документа в системе ЭДО — это момент создания электронной подписи. Отметка о дате появляется, когда пользователь подписывает документ сертификатом ЭП. В этот момент система проверяет действительность сертификата: оператор делает запрос в удостоверяющий центр, если всё в порядке, в штампе отображаются данные о владельце сертификата, дне и времени подписания. Система фиксирует время формирования ЭП автоматически.
Дата подписания подтверждает, что на момент визирования сертификат ЭП был действительным. Однако она не связана с временем совершения хозяйственной операции, если речь идет о первичной документации. Поэтому для бухгалтерского и налогового учета дата заверения в электронном документообороте не важна. Однако на практике ее иногда путают с датой проведения операции — как раз она имеет значение для бухгалтерии и налогообложения. На примере первички разберемся, почему так происходит и почему путать эти даты не стоит.
Дело в том, что по общему правилу первичные документы на бумаге составляются в момент совершения операции или сразу после нее, п. 3 ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». То есть обычно дни создания, подписания и проведения операции совпадают. Например, поставщик привез товар на склад, представители продавца и покупателя тут же подписали товарную накладную. Поэтому на практике, когда говорят о дате подписания бумажной первички, часто имеют в виду день составления документа и события хозяйственной жизни.
Когда компания переходит на обмен электронной первичкой, возникает путаница. В ЭДО стоит дата подписания, которая лишь фиксирует время создания ЭП, но по аналогии с бумажным документооборотом она может восприниматься как дата составления документа.
Каждый первичный документ должен содержать обязательные реквизиты. В первичке есть только один реквизит, касающийся времени, — это дата составления документа. В качестве нее указывается день подписания ответственными лицами, п. 8 приказа Минфина 16.04. 2021 № 62н. Но с юридической точки зрения правильнее говорить о дате составления, поскольку именно такой реквизит закреплен в законе.
Чтобы не путаться, запомните:
Дата подписания электронного документа отражает время формирования электронной подписи.
Для бумажной первички даты составления и подписания документа, а также проведения операции часто совпадают, для электронной — не всегда.
Для бухгалтерии важна дата совершения операции, а не подписания.
Реквизита «дата подписания документа» в первичке нет. Почему важна дата подписания электронного документа
Как мы уже выяснили, в первичке дата подписания электронного документа не имеет значения для бухгалтерского или налогового учета. Она фиксирует время создания сертификата ЭП, но ничего не говорит о моменте отгрузки товаров или приемке результатов работы.
Остановимся на дате составления первичных документов. Вот почему она важна:
Позволяет установить налоговый период совершения операции. Право компании учесть расходы и принять к вычету НДС возникает только после совершения операций. Пока первичка с указанием дня сделки не оформлена, сделать этого нельзя. Вовремя созданная первичка позволяют признать расходы и принять к вычету НДС в том налоговом периоде, в котором организация фактически провела операцию.
Обязательна в силу закона. Дата составления — обязательный реквизит первички, установленный законом. Если в документе отдельно не проставлен день операции, считается, что она совпадает с днем его создания. Первичку без обязательных реквизитов, в том числе даты составления, принимать к учету нельзя.
Помогает доказать факты и события. Правильно оформленная первичка подтверждает факты хозяйственной жизни и может стать доказательством в суде. Например, покупатель утверждает, что не получил товар, хотя перевел за него аванс. Поставщик представит суду товарную накладную и легко докажет, что в определенный день он передал продукцию, а покупатель ее принял.
Помогает проводить аудит. Аудиторы, анализируя бухгалтерские документы, большое внимание уделяют первичке. Даты составления документов позволяют разобраться в последовательности операций, увидеть между ними несоответствия.
Формирование даты подписания документов в ЭДО
Вернемся к дате подписания электронного документа. Достоверную информацию о времени и дне заверения содержит цифровой штамп времени. По-другому он еще называется меткой достоверного времени — такой термин фигурирует в законе от 06.07.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Штамп фиксирует факт действительности сертификата ЭП на момент заверения. Правила создания и проверки метки регулирует приказ Минцифры от 06.11.2020 № 580.
Обычно при формировании ЭП день и время события не фиксируются. Объясняется это просто: закон не требует записывать их при создании подписи. Иногда ЭП содержит день и время визирования, но они могут быть недостоверными. Система берет данные с устройства, на котором заверили документ, — время на нем может быть неправильным.
Чтобы информация о дне и времени была точной, метку создает специальный сервис — служба штампов времени (Time Stamping Authority). У сервера всегда есть доступ к актуальной временной информации. В момент подписания документа служба получает запрос, обрабатывает его и записывает день и время в ЭП. За работу TSA отвечают специальные программы, например КриптоПро TSP Client, или операторы информационных систем.
Когда пользователь подписывает документ, система создает его хеш-значение — это данные, преобразованные в уникальный набор строк одной длины. Значение хеш-функции документа отправляется в службу доверенного времени. В ответ сервер возвращает хеш-функцию, но уже с данными о точном времени подписания. Свой ответ сервер подписывает сертификатом КЭП — это и будет меткой достоверного времени.
Если хеш в штампе времени совпадает с хешем от документа, а сертификат сервера действителен, значит, ЭП пользователя существовала на момент формирования метки — проверяющий может быть в этом уверен.
Сохранить данные о дне и времени неприкосновенными помогает в том числе контроль доступа и аутентификация. Подписывать документы в системе ЭДО могут только уполномоченные пользователи, которым такое право дала организация, — так риск несанкционированного доступа к временным данным сведен к минимуму.
Примеры применения даты подписания электронных документов
Для разных сфер значение даты подписания электронного документа может различаться. Рассмотрим несколько примеров.
Бухгалтерский учет. Для бухучета и налогообложения важен день совершения операции, а не время визирования электронной первички. Они могут совпадать, тогда проблем не возникает. Но если товар был отгружен 11 июля, а товарную накладную в системе ЭДО подписали только 14 сентября, учитывают день операции — 11 июля.
Юридические отношения. Дата визирования может быть важна при заключении электронного договора. Так, в одном из своих писем Росреестр разъяснил, что датой заключения договора является день его фактического подписания ЭП, письмо Росреестра от 13.02.2023 № 14-1142-ТГ/23. Поэтому по штампу времени может определяться день заключения договора. Но помните, что в договоре может быть прописан другой момент, с которого сделка начинает действовать, например передача имущества.
Сфера госзакупок. Дата подписания имеет значение при работе с госконтрактами. Например, со дня подписания акта о приемке товаров в единой информационной системе закупок отсчитывается срок оплаты по контракту.
Административные процессы. При подаче документов в налоговую, Росреестр, другие органы и госструктуры дата подписания не так важна. Информационная система фиксирует время отправления файлов — с этого момента начинают течь сроки для рассмотрения.
Логистика и снабжение. В грузоперевозках контрагенты используют электронную товарную накладную (ЭТрН). Ее подписывают все участники поставки: отправитель — при передаче груза водителю, перевозчик — при получении груза для транспортировки, получатель — при приемке груза от перевозчика. Подписание ЭТрН фиксирует время совершения действий участниками поставки, что позволяет контролировать процесс грузоперевозки.
Добавить комментарий