Обязательный переход на формат УПД 5.03 с 1 апреля 2025 года: что нужно знать бухгалтеру

Завтра, 1 апреля 2025 года, наступает финальный срок перехода на новый формат электронных универсальных передаточных документов (УПД) и счетов-фактур версии 5.03. Период одновременного использования старого и нового форматов завершается, и организациям необходимо быть полностью готовыми к работе исключительно по обновленным правилам.

Новые требования к формату электронных документов

С 1 апреля 2025 года формировать УПД и счета-фактуры в электронном виде можно будет только в соответствии с обновленным форматом версии 5.03, утвержденным Приложением №1 Приказа ФНС от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@[1]. Формат версии 5.01, ранее перенесенный из приказа ФНС от 19.12.2018 №ММВ-7-15/820@, полностью прекращает свое действие[1].

Переходный период, который продолжался до 31 марта 2025 года включительно, позволял пользователям получать и отправлять УПД как в новом формате 5.03, так и в старом версии 5.01[1][3]. Однако ФНС России четко обозначила, что выставление счета-фактуры по старому формату после 1 апреля будет являться нарушением Налогового кодекса РФ, что приведет к сложностям при учете документов для целей НДС[3].

Особенности завершения документооборота

Важное уточнение от ФНС: если контрагенты начали документооборот до 1 апреля, завершать его следует в том же формате, в котором он был начат[3]. Это относится и к случаям использования старого формата. Определяющей является дата выставления счета-фактуры, которую зафиксировал оператор электронного документооборота в подтверждении даты отправки[3].

При этом если первый титул документа (УПД) был сформирован до 31 марта 2025 года в соответствии с форматом 5.01, принимающая сторона сможет сформировать ответный титул также в этом формате[1].

Ключевые изменения в формате УПД 5.03

Формат УПД 5.03 вступил в силу 23 января 2025 года согласно приказу ФНС России от 15.11.2024 №ЕД-7-26/1032@, который изменил версию с 5.02 на 5.03[2]. Основные изменения в новом формате включают:

1. Поддержку новых ставок НДС, введенных недавними изменениями законодательства:

• 5%
• 7%
• 9,09%
• 16,67%
• 5/105
• 7/107[2][3]

1. Корректировку ряда строк в документе, включая изменения в строке «Налоговая ставка (графа 7 счета-фактуры)» таблицы 5.13[3]
2. Изменения в связи с обновленной формой счета-фактуры с новой графой 14 для стоимости товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС[5]

Подготовка ИТ-систем к работе с новым форматом

Заблаговременная подготовка к переходу на новый формат УПД уже ведется основными операторами ЭДО и разработчиками учетных систем.

Обновления в системе Диадок

С 17 февраля 2025 года оператор электронного документооборота Диадок начал постепенно переключать пользователей на новый формат отправки УПД 5.03 по умолчанию в веб-версии и модуле интеграции для 1С[1]. Это было сделано заранее, чтобы участники ЭДО успели протестировать новые процессы и исключили риск остановки документооборота со своими контрагентами.

Обновления в программах 1С

Для работы с новым форматом УПД в продуктах 1С необходимо обновить программный продукт до требуемой версии или выполнить установку соответствующего патча[2]. В зависимости от версии программного обеспечения требуются различные патчи:

1. Для версий Модуля ЭДО 1.9.12.33 — 1.9.12.44 — патч EF_00_00687314_12
2. Для версий Модуля ЭДО 1.9.12.13 — 1.9.12.27 — патч EF_00_00687314_3
3. Для версий Модуля ЭДО 1.9.11.8 -1.9.11.17 — патч EF_00_00687314_2
4. Для 1С:Документооборот — патч EF_ОШ49735[2]

Пользователям 1С:Управление производственным предприятием 1.3 необходимо обновить программный продукт до версии 1.3.239.2 от 16.01.2025[2].

Для других систем, например для Айлант ЖКХ, также выпущен патч EF_00_00687314_9, который поддерживает изменения в xsd-схемах УПД версий 5.01, 5.02 и УКД версии 5.01, а также новую версию УПД 5.03[4].

Рекомендации бухгалтерам и финансистам

В связи с обязательным переходом на новый формат УПД 5.03 с 1 апреля 2025 года, рекомендуем предпринять следующие шаги:

1. Проверить текущие версии используемых учетных программ и наличие необходимых патчей или обновлений
2. Если в программе 1С включена опция «Загружать и устанавливать исправления (патчи) автоматически» (Администрирование — Интернет-поддержка и сервисы — Обновление версии программы), то для использования формата УПД версии 5.03 дополнительных действий не требуется[2]
3. Провести тестирование отправки и получения документов в новом формате с ключевыми контрагентами до 1 апреля
4. Завершить уже начатый документооборот в старом формате до 31 марта, либо предусмотреть правильное завершение по правилам ФНС (в том же формате, в котором он был начат)
5. Проинформировать контрагентов о необходимости перехода на новый формат и убедиться в их готовности к работе с форматом 5.03

Заключение

Переход на новый формат УПД 5.03 является обязательным требованием ФНС России и направлен на поддержку актуальных изменений в налоговом законодательстве, включая новые ставки НДС. Своевременное обновление программного обеспечения и тестирование новых процессов документооборота поможет избежать проблем с учетом документов для целей НДС и обеспечит бесперебойную работу с контрагентами.

Несоблюдение требований по использованию нового формата с 1 апреля 2025 года может привести к нарушению налогового законодательства и сложностям при учете НДС, поэтому рекомендуется завершить все необходимые подготовительные мероприятия до указанного срока.