Бухгалтерский учет заработной платы: проводки и нюансы

Начисление заработной платы и отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете – это регулярная задача, стоящая перед бухгалтером любой организации, независимо от ее масштаба, сферы деятельности и применяемой системы налогообложения. В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты формирования проводок по заработной плате, чтобы обеспечить правильное отражение этих операций в учете.

Зарплата в системе бухгалтерского учета

Все операции, связанные с начислением, выплатой и удержаниями из заработной платы, аккумулируются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Это следует из положений Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Приказом Минфина РФ № 94н от 31 октября 2000 года. При начислении заработной платы используется кредитовая сторона счета 70, в то время как при выплате, удержании НДФЛ, алиментов и других вычетов – дебетовая.

Важно обеспечить аналитический учет по счету 70 в разрезе каждого сотрудника.

Страховые взносы отражаются на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а удержанный налог на доходы физических лиц (НДФЛ) – на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам» на отдельном субсчете «НДФЛ».

Рекомендуется закрепить особенности учета заработной платы в учетной политике компании, чтобы избежать разногласий и вопросов со стороны проверяющих органов.

Сроки формирования проводок

Проводка по начислению заработной платы за конкретный месяц датируется последним днем этого месяца.

Дата начисления аванса зависит от принятой в организации системы расчета. Существует два подхода:

Аванс рассчитывается исходя из фактически отработанного времени в первой половине месяца. В этом случае, как правило, учитываются и резервные удержания по исполнительным листам (например, алименты). Проводка по начислению аванса формируется по окончании первой половины месяца (например, 14 февраля или 15 сентября), одновременно отражаются и резервные удержания.
Аванс представляет собой фиксированную сумму, определяемую как процент от месячного оклада (например, 40%). В этом случае отдельная проводка по начислению аванса не требуется, а формируется только проводка по начислению заработной платы за весь месяц, датированная последним днем месяца.

Проводки по начислению и удержанию НДФЛ формируются дважды в месяц – при выплате аванса и при выплате заработной платы. Проводки по списанию резервных удержаний, начислению страховых взносов и удержанию алиментов формируются в последний день месяца, за который начислена заработная плата. Проводки по выплате аванса и заработной платы, перечислению НДФЛ и взносов – в день списания денежных средств со счета или выдачи из кассы.

Основные виды проводок по заработной плате и налогам

Начисление заработной платы

В бухгалтерском учете заработная плата относится к расходам по обычным видам деятельности (согласно ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

В зависимости от типа организации, начисление заработной платы отражается по дебету следующих счетов:

Производственные компании: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства».
Торговые компании: 44 «Расходы на продажу».

Проводка при начислении заработной платы:

Дебет 20 (23, 26, 29, 44) Кредит 70 – Начислена заработная плата сотруднику.

При начислении аванса, рассчитанного пропорционально отработанному времени, формируется аналогичная проводка.

Резервные удержания из аванса

Если аванс рассчитывается исходя из отработанного времени, могут формироваться резервные удержания по исполнительным листам (например, алименты). Они отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» по соответствующему субсчету.

Проводка для резервных удержаний:

Дебет 70 Кредит 76 (субсчет «Резервные удержания по алиментам») – Отражено резервное удержание алиментов из заработной платы сотрудника.

Удержания из заработной платы (НДФЛ, алименты и др.)

При удержании НДФЛ:

Дебет 70 Кредит 68 (субсчет «НДФЛ») – Удержан НДФЛ из заработной платы сотрудника.

При удержании алиментов:

Дебет 70 Кредит 76 (субсчет «Расчеты по алиментам») – Удержаны алименты из заработной платы сотрудника.

В случае других удержаний используется кредитовая сторона счета, соответствующего конкретной ситуации.

Если ранее формировались резервные удержания, в конце месяца их необходимо списать:

Дебет 76 (субсчет «Резервные удержания по алиментам») Кредит 70 – Списаны резервные удержания по алиментам сотрудника.

Начисление страховых взносов

Страховые взносы, как и заработная плата, признаются расходами по обычным видам деятельности.

Начисление взносов отражается по дебету счетов 20 (23, 26, 29, 44) и кредиту счета 69 по соответствующим субсчетам (открываются по видам страхования). Важно отметить, что счет 70 в данной проводке не участвует, так как взносы не являются частью заработной платы и не удерживаются из нее.

Проводка для начисления страховых взносов:

Дебет 20 (23, 26, 29, 44) Кредит 69 (субсчет по виду страхования) – Начислены страховые взносы.

Выплата аванса и заработной платы

Аванс и начисленная заработная плата (за вычетом НДФЛ, алиментов и других удержаний) выплачиваются сотруднику.

При выплате из кассы формируется проводка по кредиту счета 50 «Касса», а при перечислении на банковскую карту – по кредиту счета 51 «Расчетные счета».

Проводки при выплате:

Дебет 70 Кредит 50 – Выплачен аванс (заработная плата) из кассы.
Дебет 70 Кредит 51 – Перечислен аванс (заработная плата) с расчетного счета.

Перечисление НДФЛ и взносов

Организация обязана перечислять удержанный НДФЛ в бюджет в установленные сроки (п. 6 ст. 226 НК РФ):

За период с 1 по 22 число текущего месяца – не позднее 28 числа текущего месяца.
За период с 23 числа по последнее число месяца – не позднее 5 числа следующего месяца.
За период с 23 по 31 декабря – не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Страховые взносы по единому тарифу перечисляются не позднее 28 числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ), а взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – не позднее 15 числа следующего месяца (ч. 4 ст. 22 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998).

Проводка для перечисления НДФЛ и взносов:

Дебет 68 (69 – соответствующий субсчет) Кредит 51 – Перечислен НДФЛ (страховые взносы).

Пример формирования бухгалтерских проводок

Рассмотрим пример из практики торговой компании, в которой работают два сотрудника: Волков и Зайцев. Оклад Волкова – 50 000 рублей в месяц, оклад Зайцева – 45 000 рублей в месяц. По исполнительному листу из заработной платы Зайцева удерживаются алименты в размере 25% от дохода.

В соответствии с учетной политикой компании, аванс рассчитывается исходя из фактически отработанного времени в первой половине месяца, при этом бухгалтер производит резервные удержания по алиментам при начислении аванса.

11 июня 2025 года начислен аванс за июнь: Волкову – 21 053 рубля, Зайцеву – 18 947 рублей. В этот же день денежные средства перечислены на карты сотрудников.

Бухгалтерские проводки, сформированные 11 июня:

Дебет 44 Кредит 70 (субсчет «Зарплата Волкова») – 21 053 рубля – Начислен аванс Волкову за первую половину июня.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Волкова») Кредит 68 (субсчет «НДФЛ») – 2 737 рублей (21 053 руб. * 13%) – Удержан НДФЛ из аванса Волкова.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Волкова») Кредит 51 – 18 316 рублей (21 053 руб. – 2 737 руб.) – Перечислен аванс Волкову.
Дебет 44 Кредит 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») – 18 947 рублей – Начислен аванс Зайцеву за первую половину июня.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») Кредит 68 (субсчет «НДФЛ») – 2 463 рубля (18 947 руб. * 13%) – Удержан НДФЛ из аванса Зайцева.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») Кредит 76 (субсчет «Резервные удержания по алиментам») – 4 121 рубль ((18 947 руб. – 2 463 руб.) * 25%) – Отражено резервное удержание алиментов из аванса Зайцева.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») Кредит 51 – 12 363 рубля (18 947 руб. – 2 463 руб. – 4 121 руб.) – Перечислен аванс Зайцеву.

30 июня 2025 года (так как 28 июня – выходной день) перечислен НДФЛ с аванса в бюджет:

Дебет 68 (субсчет «НДФЛ») Кредит 51 – 5 200 рублей (2 737 руб. + 2 463 руб.) – Перечислен НДФЛ с аванса.

Также 30 июня 2025 года начислена заработная плата за вторую половину июня: Волкову – 28 947 рублей, Зайцеву – 26 053 рубля. В этот же день произведены выплаты сотрудникам, перечисление алиментов и начислены страховые взносы за июнь.

Бухгалтерские проводки, сформированные 30 июня:

Дебет 44 Кредит 70 (субсчет «Зарплата Волкова») – 28 947 рублей – Начислена заработная плата Волкова за вторую половину июня.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Волкова») Кредит 68 (субсчет «НДФЛ») – 3 763 рубля (28 947 руб. * 13%) – Удержан НДФЛ из заработной платы Волкова.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Волкова») Кредит 51 – 25 184 рубля (28 947 руб. – 3 763 руб.) – Перечислена заработная плата Волкова.
Дебет 44 Кредит 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») – 26 053 рубля – Начислена заработная плата Зайцева за вторую половину июня.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») Кредит 68 (субсчет «НДФЛ») – 3 387 рублей (26 053 руб. * 13%) – Удержан НДФЛ из заработной платы Зайцева.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») Кредит 76 (субсчет «Расчеты по алиментам») – 9 788 рублей ((18 947 руб. + 26 053 руб. – 2 463 руб. – 3 387 руб.) * 25%) – Удержаны алименты из заработной платы Зайцева за июнь.
Дебет 76 (субсчет «Резервные удержания по алиментам») Кредит 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») – 4 121 рубль – Списаны резервные удержания по алиментам Зайцева.
Дебет 70 (субсчет «Зарплата Зайцева») Кредит 51 – 16 999 рублей (26 053 руб. – 3 387 руб. – 9 788 руб. + 4 121 руб.) – Перечислена заработная плата Зайцева.
Дебет 76 (субсчет «Расчеты по алиментам») Кредит 51 – 9 788 рублей – Перечислены алименты из доходов Зайцева за июнь.
Дебет 44 Кредит 69 (субсчет «Расчеты по взносам, начисляемым по единому тарифу») – 28 500 рублей ((50 000 руб. + 45 000 руб.) * 30%) – Начислены взносы по единому тарифу за июнь.
Дебет 44 Кредит 69 (субсчет «Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний») – 190 рублей ((50 000 руб. + 45 000 руб.) * 0,2%) – Начислены взносы «на травматизм» за июнь.

7 июля 2025 года перечислен НДФЛ с заработной платы за вторую половину июня:

Дебет 68 (субсчет «НДФЛ») Кредит 51 – 7 150 рублей (3 763 руб. + 3 387 руб.) – Перечислен НДФЛ с заработной платы за вторую половину июня.

15 июля 2025 года перечислены страховые взносы «на травматизм» за июнь:

Дебет 69 (субсчет «Расчеты по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний») Кредит 51 – 190 рублей – Перечислены взносы «на травматизм» за июнь.

28 июля перечислены взносы, начисляемые по единому тарифу:

Дебет 69 (субсчет «Расчеты по взносам, начисляемым по единому тарифу») Кредит 51 – 28 500 рублей – Перечислены взносы за июнь.